当社がここ数年、特にこだわっているのが、個々の会社にあったマニュアル作りです。
規格等の認証基準に対応するために作成された一般的な文書の多くは、規格との見た目の適合性を重んじるあまり、規格の構成どおりの順番で記述されているものが大変多く、特に運用責任者や実務担当者の皆さんは苦労をされています。
この部分の解決を図るべく、カスタム形式のマニュアル作成に注力しております。こちらには、そういった弊社の思想を説明しております。どうぞ最後までお読みください。
ISO14001の認証を取得するには、規格の要求事項（要求事項の詳細はこちら）を満たすような社内ルール作りを行いながら、それらを「環境マニュアル」とよばれる文書にまとめていきます。
また詳しさが必要なときには、左の図のように「規定書」や「手順書」等の別冊も作成し、文書によるシステムを構築します。
①・②の両方を実現するには、どれだけ自社に合った環境マニュアルを作れるかがポイントになってきます
左は当社で作成するマニュアルの目次の例です。
見た目は規格の構成とそう大きな違いは見られないかもしれません。 しかし、組織全体としての活動と、部門や階層ごとの実質的な環境管理活動とをわけ、運用のしやすさに重点を置いた文書作りをしています。
右は、ISO14001規格の要求事項の配列を、そのまま環境マニュアルの章立てにした例です。
一見して、どのような印象を受けますか？
業種、事業規模、部門構成、仕事の複雑さ等の要素に一切関係なく、全く同じ章立てというこのパターン、非常に多いです。 また、現場から「なんだか大変だし、わかんない」という感想が聞かれるのもこのパターンです。
現実的に、このパターンのマニュアルでも認証を取得することは出来ますし、取得による宣伝効果も一時は狙えるでしょうけれど、その後の運用のしやすさや、効果はあまり期待できない気がします。
紹介した２つの環境マニュアル、あなたの感覚では、どちらがわかりやすそうですか？
規格に体を合わせるのではなく、あくまでも会社さんの実態を基軸にし、そこへISO14001規格の要求事項を取り込むというアプローチをとるので、そこそこなじみやすいと思います。
このように、実態に合わせた文書化を行っておくと、見る必要があるときに見る気になる。見てわかる。システムも比較的維持しやすい。という好循環を生み出すことが出来ると思います。
