当社がここ数年、特にこだわっているのが、個々の会社にあったマニュアル作りです。
当社はコレだけで勝負しているといっても過言ではありません。
よって、こちらの専用ページまでこしらえてアピールしているわけです。
どうぞ最後までお読みください。
プライバシーマークの認定を取得するには、規格の要求事項を満たすような社内ルール作りを行いながら、それらを個人情報保護マニュアルとよばれる最上位の文書にまとめていきます。
また実務上の詳しさが必要なときには、左の図のように規定書や手順書等の別冊を下位に作成し、個人情報保護のためのルールの文書体系をつくります。
①・②の両方を実現するには、どれだけ自社に合った個人情報保護マニュアルを作れるかがポイントになってきます
左は当社で作成するマニュアルの目次の例です。 直感的に理解していただけるよう、テーマ毎に項目をまとめています。
「8.日常の運用」の項は、日々の個人情報の取り扱いついて書かれているところですが、人事情報、取引先情報、本業特有の情報など、取り扱う個人情報によって、必要最低限の下位既定を作成し、個々の業務に細かく対応できるようにしています。
右は日本全国津々浦々でよく見かけるタイプで、プライバシーマーク制度の基準として使われているJIS Q 15001の要求事項の配列を、そのまま個人情報保護マニュアルの章立てにした例です。
この手の個人情報保護マニュアルでは、個人情報を取り扱うどの業務にも当てはまるよう、最大公約数的なルールの文書化に終始しているケースが散見されます。 そのようなマニュアルですと、個々の業務に細かく対応しておらず、常に読み替え、置き換えを余儀なくされ「マニュアルを見てもよくわからない → マニュアルを見ない → 維持できない」ということもあるかもしれません。
現実的に、このパターンのマニュアルでも認定を取得することは出来ますし、取得による宣伝効果も一時は狙えるでしょうけれど、その後の効果や運用のしやすさはどれ程のものでしょう。
紹介した２つの品質マニュアル、あなたの感覚では、どちらがわかりやすそうですか？
規格の要求事項(の並び)に企業の実態をハメこむのではなく、企業の実態に規格の要求事項をあてはめて説明付けていくアプローチで、臨機応変にマニュアル作りを行います。
種類や数に合わせて、実務そのままを文書化するので、原則的なルールの実務への適用(読み替え・置き換え)をいちいち考えなくてよくなり、ラクに理解できるようになり、また、ラクに教えられるようになります。結果的に、会社になじむ、使えるマニュアルを手にしていただくことになると思います。
